Algemene voorwaarden DVA 2024

ALGEMEEN

Artikel 1 Toepasselijkheid
1.1 Opdrachtnemer als zelfstandige B.V. haar werkzaamheden uitoefenend onder de (handels)naam Gooiland B.V., bij de KvK ingeschreven onder 55396771, verleent haar diensten conform de Algemene Voorwaarden van de Dutch Venue Association. Dutch Venue Association is de branchevereniging voor de Nederlandse evenementenlocatie branche. Aangesloten locaties hanteren deze voorwaarden.
1.2 Opdrachtnemer is gerechtigd de algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen.
1.3 Op de overeenkomst zijn tevens uitsluitend de huisregels (huishoudelijk reglement) van opdrachtnemer van toepassing welke als bijlage bij de overeenkomst zijn gevoegd en te raadplegen zijn onze website. Indien er tegenstrijdigheid bestaat tussen deze algemene voorwaarden en de huisregels, dan geldt hetgeen is opgenomen in de huisregels.

OPTIE EN TOTSTANDKOMING OVEREENKOMST

Artikel 2 Opties
2.1 Opdrachtnemer kan op verzoek van opdrachtgever aan haar een optie op zaalruimte verstrekken. Een optie is voor opdrachtnemer als opdrachtgever geheel vrijblijvend, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
2.2 Wanneer een optie voor bepaalde duur met opdrachtgever is overeengekomen, dan is opdrachtnemer gerechtigd om voor de optie een zekerheidstelling te verlangen. Indien opdrachtgever geen gebruik maakt van de optie, dan is opdrachtnemer gerechtigd de zekerheidstelling te behouden (lees: niet aan opdrachtgever terug te betalen).

Artikel 3 Aanbiedingen/ offerte
3.1 Alle door of namens opdrachtnemer gedane aanbiedingen/ offertes zijn vrijblijvend, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
3.2 Opdrachtnemer is hoe dan ook pas gebonden als in haar schriftelijke aanbieding/ offerte ten minste vermeld staat:
welke ruimte(n) gedurende welke periode tegen welke prijs gehuurd zijn;
ten behoeve van welk soort project de ruimte(n) gehuurd zijn;
de indicatie van het aantal personen dat verwacht wordt aanwezig zullen zijn;
En de aanbieding/offerte tijdig voor akkoord is getekend door beide partijen dan wel door opdrachtgever per e-mail voor akkoord is verklaard, en tijdig door opdrachtgever is ontvangen. Het risico van onduidelijkheden door mondelinge of telefonisch gegeven opdrachten en gedane mededelingen berust bij opdrachtgever.

Art. 4 Verplichtingen opdrachtgever (o.a. veiligheid en informatie)
4.1 Opdrachtgever zal voor eigen rekening en risico zorgen voor voldoende maatregelen om de veiligheid te waarborgen voor artiesten, door haar ingeschakelde derden, gasten en bezoekers. Indien reeds afspraken zijn gemaakt over vorenbedoelde maatregelen, is opdrachtnemer niettemin gerechtigd om op ieder gewenst moment aanvullende eisen te stellen, wanneer gewijzigde omstandigheden daartoe nopen.
4.2 Opdrachtgever is verplicht opdrachtnemer schriftelijk op de hoogte te stellen van eventuele risico’s voor de status van (het pand van) het gehuurde en/of de goede naam van opdrachtnemer die door of vanwege het evenement zouden kunnen ontstaan. Daaronder, doch niet uitsluitend, vallen risico’s door het bezoekersprofiel, de (gewijzigde) aard van het evenement, eventuele dreiging of aantrekking van ongewenst gedrag, politieke of maatschappelijke onrust en mogelijke weigering van benodigde vergunningen in algemene zin, mede op grond van Wet Bibob of eigen vergunningen van de locatie.Opdrachtnemer heeft het recht het evenement zonder schadeplichtigheid te ontbinden indien de mededelingsplicht door opdrachtgever is geschonden en/of de verstrekte informatie incorrect of onvolledig is. Bij ontbinding van de overeenkomst door opdrachtnemer, is zij niet gehouden (i) tot vergoeding van door opdrachtgever geleden schade in welke zin dan ook, en/ of (ii) teruggave van verrichte (aan)betalingen.
4.3 Opdrachtgever is gehouden alle informatie waarvan zij weet dan wel waarvan zij behoort te weten dat deze noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, tijdig aan opdrachtnemer te verstrekken. Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van de door haar verstrekte informatie.
4.4 Opdrachtgever heeft geen aanspraak op enige vorm van schadevergoeding, indien zij niet dan wel niet in voldoende mate aan haar verplichtingen heeft voldaan zoals opgenomen in artikel 4.1 en/of 4.2 in deze algemene voorwaarden en opdrachtnemer daardoor (i) de opdracht geheel of gedeeltelijk geen doorgang laat vinden, waartoe opdrachtnemer in dat geval gerechtigd is en/of (ii) opdrachtnemer opdrachtgever daarop schriftelijk heeft gewezen en opdrachtgever desondanks de opdracht wenst te laten doorgaan.
4.5 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de afdracht van de vergoedingen wegens het gebruik van (intellectuele eigendoms) rechten van derden (waaronder doch niet beperkt tot Buma/Stemrarechten).
4.6 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, is opdrachtgever verantwoordelijk voor de vereiste toestemming van derden en/of vergunningen.
4.7 Opdrachtgever is zich ervan bewust dat het te organiseren evenement passend dient te zijn bij de reputatie, uitstraling en overige evenementen van de locatie van opdrachtnemer en geen overlast mag veroorzaken bij overige huurders/gebruikers van het gebouw en omwonenden.
4.8 Opdrachtgever is verantwoordelijk en aansprakelijk voor het handelen en nalaten van bezoekers, gasten, door haar ingeschakelde derden, etc. tijdens de opdracht (waaronder doch niet beperkt tot het evenement).

GEHUURDE EN VOORWAARDEN EVENEMENT

Artikel 5 Gehuurde
5.1 Het is de verantwoordelijkheid van opdrachtgever om vóór het aangaan van de overeenkomst na te gaan of het gehuurde geschikt is voor het beoogde evenement.
5.2 Tot het gehuurde behoren uitsluitend de in de overeenkomst omschreven ruimte(n) en de daarbij vermelde faciliteiten. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, behoren centrale entrees, gangen, trappen, toiletten, cafés, restaurants, de buitenterreinen en garages/parkeerplaatsen niet tot het gehuurde.
5.3 Het is opdrachtgever niet toegestaan om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van opdrachtnemer:
a) Het gehuurde voor een ander doel te gebruiken dan omschreven in de overeenkomst;
b) Het gehuurde (geheel of gedeeltelijk) onder te verhuren of in gebruik aan derden te verstrekken, met dien verstande dat deze toestemming niet is vereist voor exposanten indien het evenement een beurs of expositie betreft;
c) Indien en voor zover van toepassing, in het gehuurde zaken en diensten te exposeren buiten het in de overeenkomst omschreven expositieprogramma;
d) Het evenement gedurende de looptijd van de overeenkomst een andere naam of een materieel andere invulling te geven, waarbij opdrachtnemer haar toestemming niet op onredelijke gronden zal onthouden.
5.4 Opdrachtgever is gehouden de huisregels ter kennis van de gasten, bezoekers, personeel, werknemers, etc. te brengen en blijft verantwoordelijk en afzonderlijk aansprakelijk voor de (deugdelijke) naleving van de huisregels door die partijen.
Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer voor alle schade – en aanspraken van derden – voortvloeiende uit de schending van de huisregels of algemene voorwaarden of de overeenkomst door de gasten, bezoekers, personeel, werknemers, etc.

Artikel 6 Gastenaantal
6.1.1 De kostenbegroting is gebaseerd op het aantal gasten zoals vermeld in de overeenkomst. Indien er een wijziging in het aantal gasten plaatsvindt, heeft dit gevolgen voor de prijsberekening van de overeenkomst en/ of de geschiktheid van het gehuurde.
6.1.2 Opdrachtgever is verplicht opdrachtnemer zo snel mogelijk schriftelijk te informeren zodra wijzigingen of aanvullingen ontstaan die afwijken van de overeenkomst.
6.2 Vermindering van het overeengekomen gastenaantal met verrekening van kosten is slechts eenmalig mogelijk tot tien dagen voor aanvang van het evenement tot een maximum van 5% van het overeengekomen gastenaantal. Verrekening zal daar waar van toepassing plaatsvinden tegen overeengekomen voorwaarden. Opdrachtnemer heeft het recht om ingeval van een vermindering hoger dan 5% zijn calculaties aan te passen aan de dan ontstane situatie, waaronder een ander ruimte/zone.
6.3 Bij verschijning van meer gasten op de dag van uitvoering dan het overeengekomen aantal, worden de daarmee samenhangende kosten op basis van de gegevens vermeld in de overeenkomst extra in rekening gebracht. Opdrachtnemer is gerechtigd gasten te weigeren bij overschrijding van het overeengekomen aantal gasten, onder andere gelet op de veiligheid van de overige gasten in verband met de oppervlakte van het gehuurde. Het door opdrachtnemer vastgestelde aantal aanwezige gasten is daarin maatgevend.
6.4 Opdrachten worden aangenomen op basis van nacalculatie, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Artikel 7 Uitvoering
7.1 De inrichting, het gebruik en de ontruiming van het gehuurde dienen te geschieden in overleg met opdrachtnemer.
7.2 Opdrachtnemer is te allen tijde gerechtigd met betrekking tot de inrichting, het gebruik en de ontruiming van het gehuurde nadere voorschriften te geven, indien zulks in het belang van de (openbare) orde en veiligheid door brandweer, politie, burgemeester of opdrachtnemer raadzaam wordt geacht.
7.3 Behoudens voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van opdrachtnemer zullen geen veranderingen aan het gehuurde en overige ruimte(n) en (buiten)terreinen mogen worden aangebracht.
7.4 Opdrachtgever aanvaardt het gehuurde in de staat waarin het gehuurde zich bij aanvang van de huurperiode bevindt. Bij het einde van de huurperiode geconstateerde gebreken aan het gehuurde alsmede aan de in gebruik afgestane algemene ruimte(n) (zoals doch niet beperkt tot toiletten) worden geacht te zijn ontstaan tijdens de huurperiode, tenzij huurder aannemelijk kan maken dat bedoelde gebreken (zoals schade) reeds vóór de huurperiode bestonden.
7.5 Op het in de orderbevestiging vermelde tijdstip van beëindiging van de huurperiode dient opdrachtgever het gehuurde geheel ontruimd en schoon opgeleverd te hebben in de toestand zoals het ter beschikking is gesteld, onder ongedaan making van iedere verandering die opdrachtgever daaraan mocht hebben aangebracht. Bij niet tijdige en/of schone oplevering is opdrachtnemer gerechtigd om een boete aan opdrachtgever in rekening te brengen ter waarde van de opdrachtsom.

Artikel 8 Toeleveranciers
Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen, is het gebruik maken van toeleveranciers (waaronder doch niet beperkt tot catering, audio/ visueel, techniek) binnen het gehuurde uitsluitend voorbehouden aan opdrachtnemer.

Artikel 9 Prijzen
9.1 Alle prijzen zijn exclusief B.T.W., tenzij schriftelijk (waaronder doch niet beperkt tot e-mail) anders overeengekomen. Ook alle overige heffingen, welke van overheidswege worden opgelegd, komen voor rekening van opdrachtgever. Opdrachtnemer zal deze zoveel mogelijk vooraf bekendmaken. Opdrachtnemer is gerechtigd van overheidswege opgelegde verhogingen in belastingen, accijnzen of sociale lasten aan opdrachtgever door te berekenen. Opdrachtnemer is gerechtigd tussentijdse kostenverhogende omstandigheden (dus omstandigheden na het sluiten van de overeenkomst) aan opdrachtgever door te belasten.
9.2 Verstrekt opdrachtnemer een samengestelde prijsopgave, dan bestaat er geen verplichting tot uitvoering van een gedeelte van de opgave tegen een overeenkomstig gedeelte van de voor het geheel opgegeven prijs.

Artikel 10 Betalingen
10.1 Betalingen dienen te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders vermeld in de offerte/ aanbieding/ overeenkomst.
10.2 Opdrachtgever is verplicht:
– 100 % van de overeengekomen zaalhuur bij het definitief maken van de reservering en/of de totstandkoming van de overeenkomst te betalen;
– 25% van de overeengekomen opdrachtsom exclusief zaalhuur als aanbetaling bij de totstandkoming van de overeenkomst te betalen; – 90 % van de overeengekomen opdrachtsom exclusief zaalhuur dient opdrachtgever uiterlijk 14 dagen voor de uitvoering van de overeenkomst te hebben aanbetaald;
– Eventuele meer- of minderkosten worden door opdrachtnemer aansluitend aan de uitvoering van de overeenkomst als eindafrekening gefactureerd onder verrekening van voornoemde aanbetalingen;
– Voor elk van de betaalmomenten stuurt opdrachtnemer tijdig een factuur aan opdrachtgever;
10.3 De eindafrekening voorziet in een nauwkeurige specificatie van de verleende diensten en van een specificatie op nacalculatie te factureren diensten alsmede een specificatie van de B.T.W.
10.4 De betalingstermijn is een fatale termijn. Opdrachtgever is niet gerechtigd enige betaling op te schorten dan wel te verrekenen.
10.5 Indien binnen de betalingstermijn geen betaling heeft plaatsgevonden, is opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Zij is dan de wettelijke handelsrente verschuldigd (waarbij geldt dat een gedeelte van de maand als een hele maand wordt aangemerkt) alsmede buitengerechtelijke incassokosten van 15% van de hoofdsom met een minimum van € 350,00.
10.6 Opdrachtgevers vanuit het buitenland zijn gehouden aan de door de Nederlandse fiscus verstrekte richtlijnen met betrekking tot betaling van B.T.W.

AANSPRAKELIJKHEID/ OVERMACHT/ EPIDEMIEËN EN PANDEMIEËN

Artikel 11 Aansprakelijkheid
11.1 Opdrachtgever is aansprakelijk voor door derden geleden schade welke voortvloeit uit het gebruik van het gehuurde en/of de in gebruik afgestane ruimte(n) en vrijwaart opdrachtnemer tegen aanspraken van derden ter zake van schade uit den hoofde.
11.2 Schade aan of verlies van goederen in eigendom bij opdrachtnemer en/of bij door opdrachtnemer gecontracteerde leveranciers veroorzaakt door opdrachtgever en/of zijn genodigden/ werknemers/ ingeschakelde derden, etc., moeten door de opdrachtgever aan opdrachtnemer integraal worden vergoed.
11.3 Alles wat door of vanwege opdrachtgever in het gebouw en/of het gehuurde is gebracht, bevindt zich daar voor rekening en risico van de opdrachtgever. Opdrachtnemer belast zich niet met het verzekeren en/of bewaken daarvan. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor beschadiging aan of verlies van goederen, eigendommen en geldswaarden van opdrachtgever of van derden (waaronder begrepen genodigden, het publiek en uitvoerenden) door welke oorzaak ook, behoudens opzet of grove schuld van opdrachtnemer of haar personeel. Opdrachtnemer is tevens niet aansprakelijk voor beschadiging aan of verlies van de in bewaring gegeven goederen in de garderobe. Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer voor aanspraken van derden (als hiervoor bedoeld).
11.4 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, ontstaan doordat zij is uitgegaan van door of namens opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige informatie.
11.5 Opdrachtnemer is slechts aansprakelijk voor schade (i) indien deze schade valt onder de dekking van haar aansprakelijkheidsverzekering en wel tot het bedrag dat door haar verzekering wordt uitgekeerd te vermeerderen met het eigen risico dan wel (ii) indien er sprake is van opzet of grove schuld van haar of een van haar leidinggevenden.
11.6 Indien er (i) geen sprake is van opzet of grove schuld dan wel (ii) de verzekering niet uitkeert, en er toch sprake is van aansprakelijkheid van opdrachtnemer, dan is deze aansprakelijkheid beperkt tot enkel directe schade (waarbij aansprakelijkheid voor indirecte schade uitdrukkelijk wordt uitgesloten) met een maximum van de opdrachtsom.
11.7 Alle vorderingsrechten en andere bevoegdheden, uit welke hoofde dan ook, die opdrachtgever jegens opdrachtnemer heeft dienen binnen 1 maand na einde huur, schriftelijk door opdrachtnemer te zijn ontvangen, bij gebreke waarvan deze komen te vervallen.
11.8 Eventuele door opdrachtnemer verstrekte adviezen zijn altijd vrijblijvend en opvolging daarvan komt voor rekening en risico van opdrachtgever.

Artikel 12: Epidemieën en/of pandemieën overheidsmaatregelen
12.1 Geen van beide partijen is – behoudens het hierna in onderstaand artikellid bepaalde – aansprakelijk voor enige tekortkoming of vertraging in de uitvoering van de overeenkomst, voor zover die tekortkoming of vertraging wordt veroorzaakt door overheidsmaatregelen als gevolg van epidemieën of pandemieën (zoals het uitbreken van het COVID-19-virus) die rechtstreeks van invloed zijn op de overeenkomst waardoor de uitvoering van de overeenkomst verboden of onmogelijk is (zoals een beperking van het aantal bezoekers/deelnemers).
12.2 Indien sprake is van een situatie zoals bedoeld in artikel 12.1, dan zullen partijen in gesprek gaan over de gevolgen en beslissen samen of het evenement (al dan niet in gewijzigde vorm) alsnog kan plaatsvinden op het afgesproken moment, dan wel kan worden uitgesteld.
12.3 Indien partijen geen overeenstemming bereiken over of het evenement alsnog kan plaatsvinden op het overeengekomen tijdstip, of het evenement moet worden uitgesteld, kan elke partij de overeenkomst door schriftelijke kennisgeving beëindigen (hieronder valt annulering of ontbinding). Opdrachtnemer is in dat geval gerechtigd het eerste voorschot van 30% van de overeengekomen opdrachtsom te behouden dan wel alsnog betaling te ontvangen van het eerste voorschot van 30% van de overeengekomen opdrachtsom. Indien opdrachtgever niet als een goed opdrachtgever handelt in het kader van artikel 12.2 of 12.3, is opdrachtgever alsnog gehouden de volledig overeengekomen opdrachtsom terstond te voldoen.

Artikel 13 Overmacht
13.1 Dit artikel heeft geen betrekking op epidemieën/ pandemieën waarop overheidsmaatregelen van toepassing zijn (zoals COVID-19).
13.2 Omstandigheden welke niet aan Opdrachtnemer zijn toe te rekenen, welke van dien aard zijn dat naleving van de overeenkomst redelijkerwijze niet meer of niet meer in volle omvang gevergd kan worden (zoals doch niet beperkt tot (i) extreem weer (waaronder doch niet beperkt tot code rood voor de stad/ gemeente/ provincie waar het evenement plaatsvindt en/of voor de provincie(s) waar de bezoekers/ werknemers/ (toe)leveranciers)/opdrachtgever vandaan dient te komen), (ii) intrekking van een of meerdere vergunningen (zowel van opdrachtnemer als van opdrachtgever), (iii) nationale rouw, (iv) geheel of gedeeltelijke onbereikbaarheid van de evenementenlocatie en (v) ziekte van personeel of personeel van toeleveranciers, bijvoorbeeld in verband met een (griep)epidemie of pandemie)) geeft haar het recht de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden en/of de uitvoering daarvan op te schorten zonder enige verplichting tot schadevergoeding. Opdrachtnemer behoudt in dat geval haar recht op vergoeding van de overeengekomen opdrachtsom (waaronder doch niet beperkt tot kosten voor door haar ingeschakelde derden).
13.3 Een beroep op overmacht aan de zijde van opdrachtgever is uitgesloten.

ANNULERING/ONTBINDING
14.1 Annulering van de overeenkomst dient enkel schriftelijk (waaronder doch niet beperkt tot e-mail) te geschieden (en indien er meerdere lopende overeenkomsten bestaan tussen partijen vergezeld te gaan van de betreffende overeenkomst).
14.2.1 Wanneer er enkel sprake is van zaalhuur, dan dient opdrachtgever de volledige reeds betaalde zaalhuur te voldoen (met andere woorden: de betaalde zaalhuur wordt niet geretourneerd), in geval van annulering.
14.2.2 Wanneer er naast zaalhuur sprake is van andere dienstverlening (zoals organisatiewerkzaamheden, waaronder doch niet beperkt tot catering, artiesten, audio/ visueel, etc.), dan dient opdrachtgever naast de zaalhuur, de navolgende kosten aan opdrachtnemer te voldoen, in geval van annulering:
a) in de periode liggend voor 365 dagen voor het aanvangsmoment, 30% van de volledige opdrachtsom (zoals die op het moment van annuleren geldt waarbij de zaalhuur niet is meegerekend;
b) in de periode liggend tussen 364 dagen en 180 dagen voor het aanvangsmoment, 50% van de volledige opdrachtsom (zoals die op het moment van annuleren geldt) waarbij de zaalhuur niet is meegerekend;
c) in de periode liggend tussen 179 en 90 dagen voor het aanvangsmoment, 85% van de volledige opdrachtsom (zoals die op het moment van annuleren geldt) waarbij de zaalhuur niet is meegerekend;
d) in de periode liggend tussen 89 dagen en het aanvangsmoment, 100% van de volledige opdrachtsom (zoals die op het moment van annuleren geldt) waarbij de zaalhuur niet is meegerekend.
De opdrachtsom bedraagt de in de overeenkomst opgenomen opdrachtsom vermeerderd met daarna overeengekomen mutaties.
14.2.3 Wanneer er naast zaalhuur sprake is van andere dienstverlening (zoals organisatiewerkzaamheden, waaronder doch niet beperkt tot catering, artiesten, audio/ visueel, etc.), dan dient opdrachtgever naast de zaalhuur, de navolgende kosten aan opdrachtnemer te voldoen, in geval er geen overeenstemming is over de gehele overeenkomst1 en opdrachtgever geen gebruik maakt van de diensten van opdrachtnemer:
a) in de periode liggend voor 365 dagen voor het aanvangsmoment, 30% van de opdrachtsom waarover partijen overeenstemming hebben, waarbij de zaalhuur niet is meegerekend;
b) in de periode liggend tussen 364 dagen en 180 dagen voor het aanvangsmoment, 50% van de opdrachtsom waarover partijen overeenstemming hebben, waarbij de zaalhuur niet is meegerekend;
c) in de periode liggend tussen 179 en 90 dagen voor het aanvangsmoment, 85% van de opdrachtsom waarover partijen overeenstemming hebben, waarbij de zaalhuur niet is meegerekend;
d) in de periode liggend tussen 89 dagen en het aanvangsmoment, 100% van de opdrachtsom waarover partijen overeenstemming hebben, waarbij de zaalhuur niet is meegerekend. De opdrachtsom bedraagt de tussen partijen overeengekomen opdrachtsom vermeerderd met daarna overeengekomen mutaties.
14.3 Indien op het moment van annulering de schade van opdrachtnemer hoger is dan de annuleringsvergoeding zoals
opgenomen in artikel 14.2 in deze algemene voorwaarden – door (waaronder doch niet beperkt tot) betalingsverplichtingen
die in verband met de annulering door opdrachtgever op opdrachtnemer (zullen) rusten, zoals verplichtingen jegens bij de
uitvoering van de overeenkomst ingeschakelde derden en/of andere vorderingen van derden -, dan dient opdrachtgever dit
hogere bedrag aan opdrachtnemer te vergoeden.
14.4 Als datum van annulering geldt de eerste datum waarop de annulering door opdrachtnemer is ontvangen.

Artikel 15 Ontbinding van de overeenkomst
15.1 Opdrachtnemer is gerechtigd deze overeenkomst te ontbinden, naast de wettelijke mogelijkheden voor ontbinding,
indien:
a) opdrachtgever de verplichtingen uit de overeenkomst niet, niet volledig of niet tijdig nakomt;
b) na het sluiten van de overeenkomst opdrachtnemer ter kennis gekomen omstandigheden goede grond geven te
vrezen dat opdrachtgever haar verplichtingen niet zal nakomen;
c) Indien beslag wordt gelegd op het vermogen van opdrachtgever, dan wel aan haar surseance van betaling wordt
verleend, dan wel failliet wordt verklaard.
15.2 Indien de overeenkomst wordt ontbonden, zijn de vorderingen van opdrachtnemer op opdrachtgever onmiddellijk
opeisbaar.
15.3 Indien opdrachtnemer tot ontbinding overgaat, is zij op generlei wijze gehouden tot vergoeding van schade en kosten
daardoor op enigerlei wijze ontstaan voor opdrachtgever.

OVERIGE BEPALINGEN

Artikel 16 Klachten/ Reclameren
Alle klachten en gebreken dienen binnen 24 uur nadat deze bekend zijn geworden dan wel bekend hadden kunnen zijn
schriftelijk (waaronder doch niet beperkt tot e-mail) door opdrachtnemer te zijn ontvangen. Wanneer die termijn niet in acht
wordt genomen komen eventuele aanspraken die opdrachtgever heeft te vervallen.

Artikel 17 Geheimhouding
17.1 Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst
van elkaar hebben verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit
voortvloeit uit de aard van de informatie. De partij die vertrouwelijke informatie ontvangt, zal deze slechts gebruiken voor het
doel waarvoor deze verstrekt zijn.
17.2 Hetgeen vermeld in artikel 17.1 in deze algemene voorwaarden opgenomen geldt niet voor informatie:
a) die wordt verstrekt aan haar adviseurs, waarbij die adviseurs tevens aan geheimhouding zijn gebonden;
b) reeds het rechtmatig bezit waren van de ontvangende partij voordat deze van de betrokken partij werden
verkregen;
c) onafhankelijk door de ontvangende partij zijn ontwikkeld zonder gebruikmaking van informatie of gegevens van de
betrokken partij;
d) algemeen bekend zijn of worden of algemeen toegankelijk worden gemaakt, anders dan door een handelen of
nalaten van de ontvangende partij;
e) door een derde aan de ontvangende partij bekend worden gemaakt, zonder dat een geheimhoudingsverplichting
jegens de betrokken partij wordt geschonden.
f) die openbaar dient te worden gemaakt krachtens de wet, een verordening of een gerechtelijk bevel of bij besluit van
een andere overheidsinstantie, op voorwaarde dat de ontvangende partij zich tot het uiterste inspant om de omvang
van die openbaarmaking te beperken en de betrokken partij tevoren in kennis stelt van een zodanige voorgenomen openbaarmaking.

Artikel 18 Beeldrecht en tekeningen
18.1 Alle in een offerte of opdrachtbevestiging verwerkte, of daarbij gevoegde, afbeeldingen, tekeningen, ideeën en alle
intellectuele eigendomsrechten dienen uitsluitend tot gebruik in het kader van de te verstrekken of verstrekte opdracht en
mogen door opdrachtgever niet voor andere doeleinden worden gebruikt, noch aan enigerlei derde verstrekt. Alle rechten
daarop blijven uitsluitend bij opdrachtnemer berusten.
18.2 Opdrachtnemer behoudt zich dan ook het recht voor om die bescheiden, waarbij verwezen wordt naar artikel 17.1 in
deze algemene voorwaarden, terug te vorderen.
18.3 Opdrachtnemer is gerechtigd geluid, foto – en/of beeldopnamen van het evenement te maken en dat materiaal – alsmede
het logo van opdrachtgever – op haar website te plaatsen voor marketing doeleinden. Opdrachtnemer zal (een kopie van) het
betreffende materiaal en het logo van opdrachtgever niet aan derden verstrekken.

Artikel 19 Toepasselijk recht en competentie
19.1 Op alle rechtsbetrekkingen tussen opdrachtnemer en opdrachtgever gesloten, is uitsluitend Nederlands recht van
toepassing.
19.2 Alle geschillen met betrekking tot of voortvloeiende uit of verband houdende met de door opdrachtnemer gedane
offertes en de met opdrachtgever gesloten overeenkomsten alsmede alle invorderingen wegens wanbetaling, zullen bij uitsluiting worden gebracht voor de absoluut bevoegde rechter in de vestigingsplaats van opdrachtnemer, tenzij opdrachtnemer verkiest de vordering in te stellen voor de rechter van de woonplaats van opdrachtgever.
19.3 In geval van een vordering of huurkwestie onder de € 25.000,00 geldt een keuze voor de rechtbank niet. In dat geval is –behoudens een enkele uitzondering – de rechtbank van de woonplaats van opdrachtgever bevoegd.
19.4 Wanneer opdrachtgever is gevestigd buiten Europa, Zwitserland, Noorwegen of IJsland, dan zal een geschil worden beslecht door middel van arbitrage, op grond van de NAI (Nederlands Arbitrage Instituut), waarbij de voertaal Engels is en
zittingen plaatsvinden in Amsterdam.
19.4 Bij verschil van uitleg tussen de Nederlandse tekst en eventuele buitenlandse vertalingen daarvan is de uitleg volgens de Nederlandse tekst bindend.

GENERAL TERMS & CONDITIONS DVA 2024

GENERAL

Article 1 Applicability

1.1 Contractor, performing its activities as an independent private limited liability company acting under the (trade) name Gooiland B.V., registered with the Trade Register of the Dutch Chamber of Commerce under number 55396771, provides its services in accordance with the present General Terms & Conditions of the Dutch Venue Association. The Dutch Venue Association is an industry association representing the Dutch event venue industry. The terms and conditions are applied by all members.
1.2 Contractor is entitled to unilaterally change or amend these General Terms & Conditions.
1.3 Contractor’s house rules (internal regulations) also apply to the agreement, with the exclusion of all other regulations. These rules are appended to the agreement as an attachment and can also be consulted on the website In the event of any contradictions between these General Terms & Conditions and the house rules, the stipulations of the house rules shall prevail.

OPTION AND ESTABLISHMENT OF AGREEMENT

Article 2 Options
2.1 The contractor may provide an option for a venue at the client’s request. An option is entirely without obligation for the contractor as the client, unless otherwise agreed in writing.
2.2 If a fixed-term option has been agreed with the client, the contractor shall be entitled to require security for the option. If the client does not use the option, the contractor is entitled to retain the security deposit (i.e: not to repay the client).

Article 3 Offers/Quotations
3.1 All offers/ quotations made by or on behalf of the contractor are without obligation unless otherwise agreed in writing.
3.2 In any event, contractor shall only be held to a written offer/quotation if it at least stipulates:
– which venue(s) will be rented during what period and for what price;
– what kind of project/event the venue(s) will be used for;
– an estimate of the number of people that are expected to attend;
and the offer/quotation was confirmed by the signatures of both parties or was confirmed by client by email and was received by contractor in time. The risk of any ambiguities or inaccuracies caused by the assignment being granted and communication being held over telephone falls to the client.

Art. 4 Client’s Obligations (including safety and information)
4.1 The client shall, at his own expense and risk, take sufficient measures to ensure the safety of performers, third parties engaged by him, guests, and visitors. If agreements have already been made regarding the aforementioned measures, the contractor shall nevertheless be entitled to impose additional requirements at any time if changed circumstances so require.
4.2 The client is required to notify the contractor in writing of any risks to the status of (the premises of) the rented venues and/or the good name of the contractor that might arise due to or because of the event. These include, but are not limited to, risks due to the visitor profile, the (changed) nature of the event, any threat or attraction of undesirable behaviour, political or social unrest and possible refusal of necessary permits in a general sense, including under the Bibob1 Act or the venue’s own permits. The contractor has the right to cancel the event without liability for damages if the client’s duty of disclosure has been violated and/or the information provided is incorrect or incomplete. Upon termination of the agreement by the contractor, it will not be obliged (i) to compensate the client for any damage suffered in any sense whatsoever, and/or (ii) to return any (down) payments made.
4.3 The client will be obliged to provide the contractor with all information that the client knows or should know is necessary for the performance of the assignment in a timely manner. The client warrants the accuracy and completeness of the information provided.
4.4 The client will not be entitled to any form of compensation if he has not or not adequately fulfilled his obligations as included in article 4.1 and/or 4.2 of these general terms and conditions and as a result the contractor (i) does not allow the assignment to go ahead in whole or in part, which the contractor is entitled to do in that case and/or (ii) the contractor has pointed this out to the client in writing and the client nevertheless wishes the assignment to go ahead.
4.5 The client is responsible for the payment of fees for the use of third-party (intellectual property) rights (including but not limited to BumaStemra2 rights).
4.6 Unless otherwise agreed in writing, the client is responsible for the required third-party permission and/or permits.
4.7 The client is aware that the event to be organized must be appropriate to the reputation, image and other events of the contractor’s location and may not cause nuisance to other tenants/users of the building and local residents.
4.8 Client is responsible and liable for the acts and omissions of visitors, guests, third parties, etc it engages during the assignment (including but not limited to the event).

RENTED VENUE AND EVENT CONDITIONS

Article 5 Rented venue
5.1 It falls to client to check whether the rented venue is suitable for the envisaged event prior to entering into the agreement.
5.2 Only the room(s) described in the agreement and the facilities mentioned therein belong to the rented venue. Unless otherwise agreed in writing, the central entrance areas, corridors, stairs, restrooms, cafes, restaurants, the outside areas, and garages/parking lots are not part of the rented venue.
5.3 Without prior written permission from contractor, client shall not be permitted to:
a) use the rented venue for any purpose other than that described in the agreement;
b) sublet (a part of) the rented venue or allow third parties to use it, with the express understanding that no prior written
permission is required for exhibitors during fairs or exhibitions;
c) if and to the extent applicable, exhibit items and services in the rented venue that fall outside of the scope of the
exhibition programme described in the agreement;
d) materially change the name or purpose of the event during the term of the agreement, for which contractor shall not
unreasonably withhold its permission.
5.4 Client is held to bring the venue’s house rules to the attention of guests, visitors, staff, employees, etc. and will be continuously and severally responsible for the (full) observance of the house rules by these parties. Client indemnifies contractor against all damage and third-party claims ensuing from any violation of the house rules or the General Terms & Conditions or the agreement by guests, visitors, staff, employees, etc.

Article 6 Number of Visitors
6.1.1 The budget estimate is based on the number of visitors that is included in the agreement. Any change to the number of visitors will affect the agreement’s price quote and/or the suitability of the rented venue.
6.1.2 Client is held to inform contractor in writing as soon as possible in case of any changes or additions that deviate from the agreement’s stipulations.
6.3 Reducing the agreed-upon visitor count and a corresponding cost reduction shall only be possible once, until ten days before the event is to start. The reduction shall not exceed 5% of the total number of visitors recorded in the agreement. All possible cost reductions shall be made with full application of the terms and conditions parties have agreed upon. In the event of a visitor count reduction of more than 5%, contractor shall be entitled to adjust the other calculations to the new situation. This shall among others pertain to possibly assigning the event a different venue.
6.4 If more visitors show up to the event than was agreed upon, the affiliated additional costs and expenses will be charged based on the calculations included in the agreement. The contractor has the right to refuse guests if the agreed number of guests is exceeded, taking into account, among other things, the safety of the other guests in connection with the surface area of the rented venue. The number of guests present determined by the contractor is decisive in this regard.
6.5 Assignments are accepted based on subsequent calculation, unless otherwise agreed upon in writing.

Article 7 Execution
7.1 Decorating, using, and clearing the rented venue(s) shall be discussed with the contractor beforehand.
7.2 Contractor shall at all times be entitled to stipulate further regulations for decorating, using, and clearing the rented venue(s), if the fire department, the police, the municipal authorities, or the contractor consider such advisable for ensuring safety and the (public) peace.
7.3 Subject to contractor’s express prior written permission, client shall not implement or order any changes to the rented venue(s) or the other venue(s) and (exterior) premises.
7.4 Client accepts the rented venue(s) in the state this/these are in at the commencement of the rental period. Defects found at the end of the rental period to the rented property as well as to the general area(s) handed over for use (such as but not limited to toilets) are deemed to have arisen during the rental period unless the client can plausibly demonstrate that said defects (such as damage) already existed before the rental period.
7.5 At the time indicated in the order confirmation at the end of the rental period, client shall have cleared and completely cleaned the rented venue(s) and will leave them in the condition in which the venue(s) was/were provided to client. Client is held to reverse all changes that were made by or on behalf of client. If client does not clear and completely clean the rented venue(s) on time) contractor shall be entitled to charge client a fine equal to the assignment sum.

Article 8 Suppliers
Unless expressly agreed otherwise in writing, the use of suppliers (including but not limited to catering, audio/visual, technology) within the rental property is reserved exclusively to the contractor.

Article 9 Prices
9.1 Unless otherwise agreed upon in writing (including but not limited to email), all prices shall be exclusive of VAT. All other statutory taxes and levies, which are imposed by the government, shall also be paid by the client. Contractor will inform client of such taxes and levies beforehand as much as possible. Contractor shall be entitled to charge client any government-imposed increases in taxes, duties, or social security contributions. Contractor is entitled to charge all statutory increases in taxes, excises, or social security contributions to client.
9.2 If the contractor provides a composite quotation, there shall be no obligation to perform part of the quotation at a corresponding part of the price quoted for the entire quotation.

Article 10 Payments
10.1 Unless stated otherwise in the offer/quotation, all invoices shall be paid within 14 days of the invoice date.
10.2 Client shall be held:
– to pay 100% of the agreed-upon lease sum when the reservation is made final and/or when the agreement is concluded;
– to pay 25% of the agreed-upon assignment sum, excluding the lease sum, as a down payment when the agreement is concluded;
– to have paid 90% of the agreed-upon assignment sum, excluding the lease sum, as a down payment no later than 14 days prior to the execution of the agreement;
– the contractor will invoice any positive or negative difference in costs after the execution of the agreement in a final invoice, to be settled against the aforementioned down payments;
– For each of the payments, contractor shall send a timely invoice to client.
10.3 The final invoice will include a detailed specification of the services provided to be billed on subsequent calculation as well as a breakdown of the V.A.T.
10.4 All payment terms are considered firm deadlines. Client shall not be entitled to suspend or settle payments.
10.5 If the payment term lapses without a payment having been made, client shall automatically be in default. Client will then owe the statutory commercial interest (with a part of a month to be considered a whole month) as well as all extrajudicial
collection costs, to be calculated as 15% of the principal sum, with a minimum of € 350.00.
10.6 Foreign clients are bound by the guidelines provided by the Dutch tax authorities regarding payment of VAT.

LIABILITY/ FORCE MAJEURE/ EPIDEMICS AND PANDEMICS

Article 11 Liability
11.1 The client will be liable for damage suffered by third parties arising from the use of the rented venue and/or the venue(s) made available for use and will indemnify the contractor against third-party claims in respect of such damage.
11.2 Damage to or loss of goods owned by the contractor and/or suppliers contracted by the contractor caused by the client and/or his guests/employees/third parties, etc., must be compensated in full by the client to the contractor.
11.3 Everything brought into the building and/or rented venue by or on behalf of the client will be there at the client’s expense and risk. The contractor is by no means charged with insuring and/or safeguarding it. The contractor is not liable for damage to or loss of goods, property, and monetary values of the client or third parties (including invitees, the public and performers) due to any cause whatsoever, except in the case of intent or gross negligence on the part of the contractor or its staff. The contractor is also not liable for damage to, or loss of goods deposited in the checkroom. Client shall indemnify Contractor for claims by third parties (as referred to above).
11.4 Contractor is not liable for damages, of any kind, caused by its reliance on incorrect and / or incomplete information provided by or on behalf of the client.
11.5 The contractor is only liable for damage (i) if such damage is covered by its liability insurance up to the amount paid out by its insurance policy plus the excess or (ii) if there is intent or gross negligence on the part of the contractor or one of its managers.
11.6 If (i) there is no intent or gross negligence, or (ii) the insurance does not pay out, and the contractor is nevertheless liable, such liability will be limited to direct damage only (whereby liability for indirect damage is expressly excluded) with a maximum of the contract sum.
11.7 All rights of action and other powers, on whatever grounds, which the client may have vis-à-vis the contractor must be received in writing by the contractor within one month of the end of the rental period, failing which they will lapse.
11.8 Any advice given by the contractor will always be without obligation and any follow-up thereto will be at the client’s expense and risk.

Article 12: Epidemics and/or pandemics government measures
12.1 Neither party shall be liable – subject to the provisions set out below in the following clause – for any failure or delay in the performance of the agreement, insofar as such failure or delay is caused by government measures due to epidemics or pandemics (such as the outbreak of the COVID-19 virus) that directly affect the agreement as a result of which the execution of the agreement is prohibited or impossible (such as a restriction on the number of visitors/participants).
12.2 If there is a situation as referred to in Article 12.1, the parties will discuss the consequences and decide together whether the event (whether or not in a modified form) can still take place at the agreed time or can be postponed.
12.3 If the parties fail to reach consensus on whether the event can still take place at the agreed time, or whether the event must be postponed, either party may terminate the agreement by giving written notice (this includes cancellation or dissolution). The contractor shall in that case be entitled to retain the first advance payment of 30% of the agreed order price or to still receive payment of the first advance payment of 30% of the agreed order price. If the client fails to act as a good client within the framework of article 12.2 or 12.3, the client will be required to pay the full agreed order amount immediately.

Article 13 Force majeure
13.1 This article does not relate to epidemics/ pandemics subject to government measures (such as COVID-19).
13.2 Circumstances not attributable to the Contractor, which are of such a nature that compliance with the Agreement can no longer reasonably be demanded or can no longer be demanded in full (such as but not limited to (i) extreme weather (including but not limited to code red for the city/municipality/province where the event is to take place and/or for the province(s) from which the visitors/employees/(suppliers)/client is to originate),
(ii) revocation of one or more permits (of both the contractor and the client), (iii) national mourning, (iv) complete or partial inaccessibility of the event location and (v) illness of staff or suppliers’ staff, e.g. in connection with a (flu) epidemic or pandemic)) shall entitle the contractor to dissolve the agreement in whole or in part and/or to suspend the performance thereof without any obligation to pay compensation. In that case the contractor retains its right to compensation for the agreed assignment sum (including but not limited to costs for third parties it has engaged).
13.3 Recourse to force majeure on the part of the client is excluded.

CANCELLATION/ DISSOLUTION
14.1 Cancelling the agreement shall be done in writing (including but not limited to email) and (and if multiple current agreements exist between the parties to be accompanied by the relevant agreement).will be accompanied by the relevant agreement.
14.2.1 If a cancelled agreement pertains to the lease of a venue, contractor shall be entitled to retain all lease payments (in other words: lease payments are non-refundable).
14.2.2 If there are other services (such as organizational activities, including but not limited to catering, artists, audio/visual, etc.) in addition to the venue rental, the client shall pay the following costs to the contractor in case of cancellation:
a) in the period prior to 365 days before the commencement date: 30% of the full assignment sum (as it is at the time of cancellation), not including the lease sum.
b) in the period between 365 and 180 days before the commencement date: 50% of the full assignment sum (as it is at the time of cancellation), not including the lease sum;
c) in the period between 179 and 90 days before the commencement date: 85% of the full assignment sum (as it is at the time of cancellation), not including the lease sum;
d) in the period between 89 and the commencement date: 100% of the full assignment sum (as it is at the time of cancellation), not including the lease sum; The assignment sum shall be the assignment sum agreed upon in the agreement, to be increased with any and all
mutations that were agreed upon.
14.2.3 If there are other services (such as organizational activities, including but not limited to catering, artists, audio/visual, etc.) in addition to the venue rental, the client shall pay the following costs to the contractor in case there is no agreement on the entire3 agreement and the client does not use the services of the contractor:
a) in the period prior to 365 days before the commencement date: 30% of the full assignment sum (as it is at the time of cancellation), not including the lease sum;
b) in the period between 365 and 180 days before the commencement date: 50% of the full assignment sum (as it is at the time of cancellation), not including the lease sum;
c) in the period between 179 and 90 days before the commencement date: 85% of the full assignment sum (as it is at the time of cancellation), not including the lease sum;
d) in the period between 89 and the commencement date: 100% of the full assignment sum (as it is at the time of cancellation), not including the lease sum;
The assignment sum shall be the assignment sum agreed upon in the agreement, to be increased with any and all mutations that were agreed upon.
14.3 If because of (but not limited to) payment obligations that contractor incurs due to client’s cancellation, such as obligations toward and/or claims by third parties in the context of the execution of the agreement, client shall pay contractor at the time of cancellation for any damage incurred by contractor that exceeds the sum of the cancellation fee described in Article 14.2 of these General Terms & Conditions.
14.4 The cancellation date shall be the first date on which contractor receives the cancellation.

Article 15 Dissolution of the Agreement
15.1 Contractor is entitled to dissolve the agreement if:
a) client fails to observe its obligations under the agreement, fails to observe them in full, or fails to observe them in time;
b) after entering into the agreement contractor is informed of circumstances that give it good reasons to fear that client will not (be able to) observe its obligations;
c) client’s assets are seized, or the client is granted a suspension of payments, or is declared bankrupt.
15.2 In the event of the dissolution of the agreement, all of contractor’s claims on client will become immediately claimable.
15.3 If contractor decides to dissolve the agreement, it will in no way be held to compensate client for any damage or expenses that client may incur because of the dissolution.

OTHER CONDITIONS

Article 16 Complaints / Claims
Contractor must receive all complaints and reports of defects in writing (including but not limited to email) within 24 hours after client becomes aware of them or could reasonably be expected to have become aware of them. If this deadline is not met, any claims the client may have will lapse.

Article 17 Confidentiality
17.1 Both parties commit to the confidentiality of the other party’s confidential information that they may receive in the context of the agreement. Information shall be considered confidential if this is made explicit by the counterparty or if this can be assumed from the nature of the information. The party receiving confidential information will only use this for the purposes for which that information is provided.
17.2 The stipulations of Article 17.1 of these General Terms & Conditions does not pertain to information that:
a) is provided to its consultants, if those consultants are also bound to confidentiality.
b) was already in the lawful possession of the receiving party before they were obtained from that party;
c) was independently developed by the receiving party without using the counterparty’s information or data;
d) is or becomes public knowledge through any action except actions or negligence on part of the receiving party;
e) the receiving party obtains from a third party without violation of a confidentiality obligation vis-à-vis the counterparty;
f) must be disclosed pursuant to laws, regulations, or court orders, or pursuant to the decree of a government body, on the condition that the receiving party makes all possible effort to limit the scope of the disclosure and informs the counterparty of this pending disclosure beforehand.

Article 18 Image Rights and Drawings
18.1 All images, drawings, ideas, and intellectual property rights used in or appended to a quotation, or an order confirmation may only be used in the context of the assignment that is (to be) granted and client shall not be entitled to use these for its own purposes or to provide them to a third party. All rights will remain with contractor in full.
18.2 Contractor therefore retains the right to request that client return the documents referred to in Article 17.1 of the present General Terms & Conditions.
18.3 The contractor is entitled to make sound, photo – and/or image recordings of the event and to post that material – as well as the client’s logo – on its website for marketing purposes. The contractor shall not make (a copy of) the relevant material and the client’s logo available to third parties.

Article 19 Applicable Law
19.1 Only Dutch law shall apply to all legal relationships between contractor and client.
19.2 All disputes pertaining to or ensuing from quotations made by contractor and agreements concluded between parties, as well recovery procedures in case of a default on payments, will exclusively be heard by the competent court in contractor’s district, unless contractor decides to lodge a claim in client’s district.
19.3 The clause designating the competent court shall not apply in the event of claims or rent issues with a total value not exceeding € 25,000.00. In such cases – except in exceptional circumstances – the court in client’s district shall be competent to hear the claim.
19.4 If the client is based outside Europe, Switzerland, Norway or Iceland, a dispute will be settled by arbitration, pursuant to the NAI (“Netherlands Arbitration Institute”), whereby the official language is English, and hearings will take place in Amsterdam.
19.5 In the event of any differences of interpretation between the Dutch original of these General Terms & Conditions and any translation thereof, the interpretation following the Dutch text shall be binding.